# Записки молодого аспіранта > Покроковий гайд для аспірантів КПІ ім. Ігоря Сікорського, які готуються до захисту дисертації PhD. Автор: Віталій Бабенко, 2025. --- ## Зміст - [Вступ](#вступ) - [I. До Нового року](#i-до-нового-року) - [Готовність дисертації](#готовність-дисертації) - [Публікації](#публікації) - [Вибір членів РСВР](#вибір-членів-рсвр) - [Фіналізація дисертаційної роботи](#фіналізація-дисертаційної-роботи) - [Мої особисті побажання](#мої-особисті-побажання) - [II. Після Нового року — процедура захисту](#ii-після-нового-року--процедура-захисту) - [Етап №1 — Кафедра/факультет](#етап-1--кафедрафакультет-орієнтовно-до-кінця-лютого) - [Етап №2 — Служба вченого секретаря](#етап-2--служба-вченого-секретаря-орієнтовно-до-кінця-червня) - [Етап №3 — Після Вченої ради КПІ](#етап-3--після-вченої-ради-кпі) - [III. Період пост-захисту](#iii-період-пост-захисту) --- ## Вступ Якщо ти читаєш це — значить ти почав підготовку до захисту дисертації в КПІ ім. Ігоря Сікорського. Вітаю! Поки є можливість радіти (оскільки все найгірше тільки попереду), введу тебе у курс справ — яким чином цей захист відбувається, що за чим іде, які є підводні камені, та як зекономити час. ### Перед початком раджу ознайомитись - [Основні нормативні документи](normative-docs.uk.md) — перелік основних нормативних документів (хоча б поверхнево) - [Зразки документів для PhD](../templates/) — шаблони основних документів з сайту Вченої ради КПІ (актуальні станом на літо 2025, рекомендую перевірити, чи не оновились) - [Приклади документів для PhD](../examples/) — приклади документів, підготовлених Віталієм Бабенком --- ## I. До Нового року ### Готовність дисертації З вересня-жовтня в тебе починається 4 курс. Офіційно процедура захисту дисертації триває з 01 січня по 30 вересня 4-го року навчання в аспірантурі, тобто до 9 місяців. Це означає, що ти вже маєш потроху закінчувати з дисертацією — текст має бути на передфінальному етапі, і ти можеш ознайомити його хоча б з науковим керівником. Корисні посилання: - [Вимоги до дисертації (Наказ МОН № 40)](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0155-17) - Освітньо-наукова програма твоєї спеціальності (для "122 — Комп'ютерні науки" рекомендована кількість сторінок основної частини — від 110 до 140, див. [ОНП Комп'ютерні науки](../normative/07%20-%20ОНП%20Комп'ютерні%20науки%20(PhD)%20КПІ.pdf)) ### Публікації У тебе мають бути вже готові мінімум **3 публікації** (2 статті в одному номері, а також матеріали конференцій — не підходять) за темою дисертації: | Тип публікації | Кількість "балів" | |---|---| | Стаття в Scopus (Q4) | 1 | | Стаття в Scopus (Q1-Q3) або Web of Science | 2 | | Стаття у фаховому виданні України категорії Б (≤ 2 авторів) | 1 | | Стаття у фаховому виданні України категорії Б (> 2 авторів) | 0.5 | | Патент на винахід | 1 | | Одноосібний розділ в монографії | 1 | | Одноосібний розділ в монографії Scopus / WoS | 2 | Якщо в тебе ще не 3 публікації — поквапся. Часу ще вистачає до Нового року, але ніхто не застрахований від "швидкості" редакції журналу. ### Вибір членів РСВР **Найголовніше, що тобі треба знати, і про що не говорять вслух** — тобі треба визначитись з потенційним складом "комісії" (захисної ради), або, як її офіційно називають — **разова спеціалізована вчена рада (РСВР)**. До її складу входять: - **Голова ради** (має бути доктором наук) — працівник КПІ - **2 рецензенти** (хоча б кандидати / доктори філософії) — працівники КПІ - **2 опоненти** (хоча б кандидати / доктори філософії) — працівники інших закладів освіти/науки > Якщо складно знайти 2 рецензентів в КПІ, то альтернативний склад: Голова ради + 1 рецензент + 3 опоненти. **Головна умова при пошуку** — наявність суміжних ключових слів між твоєю дисертацією (їх має бути не більше 15) та 3 публікаціями потенційного члена ради за останні 5 років. При цьому діють ті ж правила підрахунку публікацій (стаття в Scopus Q3 = 2 публікації). > **Важливо:** у тебе та твого наукового керівника не повинно бути спільних публікацій з потенційними членами ради! Як скласти шортліст кандидатів (методологія, без персоналій): 1. Візьми до **15 ключових слів** своєї дисертації. 2. Для кожного потенційного члена ради перевір його **3 публікації за останні 5 років** на збіг ключових слів (ті ж правила підрахунку: стаття в Scopus Q3 = 2 публікації). 3. Перевір відповідність вимогам до складу: голова — доктор наук; рецензенти/опоненти — мінімум кандидати наук / PhD; опоненти — з інших установ. 4. Виключи тих, з ким у тебе або наукового керівника є **спільні публікації**. 5. Погодь фінальний список із науковим керівником — домовлятися з людьми, за традицією, має саме він. > Персональні рекомендації щодо конкретних осіб навмисно не наводяться. Актуальний перелік потенційних членів ради формуй разом із науковим керівником та кафедрою. **Лайфхак:** ключові слова дисертації можна "підлаштувати" під ключові слова публікацій членів РСВР. Але треба бути впевненим, що вони дійсно відповідають темі, і що ці люди будуть в твоїй раді (домовлятися з ними, за традицією, має науковий керівник). ### Фіналізація дисертаційної роботи Існує "ритуал" — ти надсилаєш попередньо готовий варіант дисертації потенційним членам захисної ради **перед Новим роком** (не пізніше січня), щоб був час виправити зауваження. Голові слати не потрібно — головне рецензенти та опоненти. Також **перед Новим роком** ти маєш провести **локальну доповідь на кафедрі** — продемонструвати колегам, що в тебе все готово. Головна задача — отримати ухвалення, що дисертація готова і можна починати процедуру захисту. ### Мої особисті побажання Раджу "дописати" дисертацію хоча б у **листопаді**. Не обов'язково, щоб вона була ідеальною — це має бути "шматок" Ворду, написаний від Вступу до Списку літератури, в якому ти висвітлюєш все, що зробив. А вже потім, коли визначишся зі складом РСВР — надішлеш їм чорновий варіант. Вони висловлять зауваження, по яким ти "доб'єш" дисертацію до кінця. Це займе час, але це необхідний ритуал, який потім обов'язково зіграє на руку. --- ## II. Після Нового року — процедура захисту > Всі етапи описані також у [Етапи підготовки та захисту PhD](../normative/05%20-%20Етапи%20підготовки%20та%20захисту%20PhD%20в%20КПІ.pdf) ### Етап №1 — Кафедра/факультет (орієнтовно до кінця лютого) #### Січень 1. **Замовити довідку про виконання ОНП** на факультеті (в деканаті) та після оформлення отримати її у відділі аспірантури. Заяви: [заява аспіранта](../templates/1%20-%20заява%20аспірант_нова.docx), [заява для отримання ОНП](../examples/stage-1-department/1%20-%20Заява%20для%20отримання%20ОНП.docx). Порядок: [PDF](../templates/1%20-%20Порядок_отримання_довідки_аспірантами.pdf). 2. **Відправити запит на довідку від НТБ ім. Г.І. Денисенка** на адресу **science@library.kpi.ua**. Зразок: [Довідка НТБ](../templates/Зразок%201_Довідка-підтвердження%20з%20НТБ%20ім.%20Г.І.Денисенка.docx) | Приклад: [Довідка від бібліотеки](../examples/stage-2-secretary/6%20-%20Довідка%20від%20бібліотеки.docx) > **Warning:** На час подання всі роботи повинні бути опубліковані; публікації наводяться з ISSN і DOI; матеріали конференцій (навіть Scopus/WoS) не можуть прирівнюватися до фахового видання і в довідці НТБ не зазначаються. 3. **Отримати висновок від наукового керівника**, засвідчений у відділі кадрів. Зразок: [Висновок керівника](../templates/Зразок%202_Висновок%20керівника.docx) | Приклад: [Висновок](../examples/stage-2-secretary/4%20-%20Висновок%20керівника.docx) 4. **Звернутись з заявою до декана** щодо отримання висновку про наукову новизну. Зразок: [Заява декану](../templates/Зразок%203_Заява%20до%20декана%20або%20директора%20про%20семінар_.doc) | Приклад: [Заява](../examples/stage-1-department/2%20-%20Заява%20декану.doc) > Цей документ є формальністю — подавати його потім нікуди не потрібно. #### Лютий 5. **Перевірка на оригінальність** — звернутись до відповідального на кафедрі та надати дисертацію в електронному вигляді. Експерт готує довідку про оригінальність. Зразок: [Експертний висновок](../templates/Зразок%204_Експертний%20висновок%20на%20плагіат.doc) | Приклад: [Довідка](../examples/stage-2-secretary/7%20-%20Довідка%20про%20оригінальність.docx) > **Warning:** Після перевірки на антиплагіат змін робити вже не можна! Можливо, краще спочатку провести передзахист, а вже потім перевіряти. 6. **Сформувати пропозиції щодо складу РСВР**. Зразок: [Відомості про РСВР](../templates/Зразок%205_Відом._про%20голову%20та%20членів%20разової%20СВР_%20_.doc) | Приклад: [Відомості](../examples/stage-2-secretary/9%20-%20Відомості%20про%20спецраду%20(максимум%203%20публікації).doc) 7. **Перевірити наявність членів РСВР у базі ЄДЕБО** — через вченого секретаря (email: v_rada@kpi.ua або каб. 156-1). 8. **Провести передзахист** (публічна презентація наукових результатів). Обов'язково запросити потенційних членів РСВР. Приклад презентації: [Передзахист](../examples/stage-1-department/Бабенко_Передзахист_21_02.pptx) > **Warning:** Термін розгляду дисертації у структурному підрозділі — не більше 1 місяця з дня подання заяви декану. 9. **Отримати висновок про наукову новизну** — підписується завідувачем кафедри та затверджується проректором з навчальної роботи. Зразок: [Висновок кафедри](../templates/Зразок%206_Висновок%20кафедри%20ЗМІНИ.doc) | Приклад: [Витяг кафедри](../examples/stage-2-secretary/8%20-%20Витяг%20кафедри.doc) > **Warning:** Висновок надається не пізніше двох тижнів з дня презентації. 10. **Отримати підписані згоди членів РСВР**, засвідчені у відділі кадрів. Зразок: [Згода](../templates/Зразок%208_Згода%20ЗМІНИ!!!.doc) | Приклади: дивись папку [Етап №2](../examples/stage-2-secretary/) > **Порада:** Подавайте проректору на підпис одразу весь пакет (витяг кафедри + згоди). Забрати підписані документи можна на наступний день. --- ### Етап №2 — Служба вченого секретаря (орієнтовно до кінця червня) Не пізніше ніж **протягом двох тижнів** з дня отримання позитивного висновку потрібно звернутись до Служби вченого секретаря зі списком документів: | № | Документ | Зразок | Приклад | Статус у Бабенка | |---|---|---|---|---| | 1 | Копія першої сторінки паспорта | — | — | ✅ | | 2 | Копія диплома про вищу освіту | — | — | ✅ | | 3 | Довідка про виконання ОНП | — | — | ✅ | | 4 | Висновок наукового керівника | [Зразок 2](../templates/Зразок%202_Висновок%20керівника.docx) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/4%20-%20Висновок%20керівника.docx) | ⚠️ зауваження щодо типів публікацій та нумерації | | 5 | Відомості про наукові публікації | [Зразок 7](../templates/Зразок%207_Відом._про%20наук.%20публікації%20здобувача_%20_.doc) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/5%20-%20Відомості%20наук%20публікацій.doc) | ⚠️ зауваження щодо типів публікацій та нумерації | | 6 | Довідка від НТБ ім. Г.І. Денисенка | [Зразок 1](../templates/Зразок%201_Довідка-підтвердження%20з%20НТБ%20ім.%20Г.І.Денисенка.docx) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/6%20-%20Довідка%20від%20бібліотеки.docx) | ✅ | | 7 | Довідка про оригінальність | [Зразок 4](../templates/Зразок%204_Експертний%20висновок%20на%20плагіат.doc) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/7%20-%20Довідка%20про%20оригінальність.docx) | ✅ | | 8 | Висновок про наукову новизну | [Зразок 6](../templates/Зразок%206_Висновок%20кафедри%20ЗМІНИ.doc) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/8%20-%20Витяг%20кафедри.doc) | ⚠️ зауваження | | 9 | Відомості про членів РСВР | [Зразок 5](../templates/Зразок%205_Відом._про%20голову%20та%20членів%20разової%20СВР_%20_.doc) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/9%20-%20Відомості%20про%20спецраду%20(максимум%203%20публікації).doc) | ⚠️ один з членів не підійшов | | 10 | Згоди членів РСВР | [Зразок 8](../templates/Зразок%208_Згода%20ЗМІНИ!!!.doc) | Дивись [Етап №2](../examples/stage-2-secretary/) (файли 10.1–10.5) | ✅ | | 11 | Заява голові ВР КПІ | [Зразок 9](../templates/Зразок%209_Заява%20Голові%20Вченої%20ради%20Університету%20про%20створення%20ради.doc) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/11%20-%20Заява%20голові%20ВР%20КПІ.doc) | ✅ | | 12 | Переплетена дисертація (друк) | — | — | ⚠️ зауваження до титулки та нумерації | | 13 | Витяг Вченої ради КПІ | [Зразок 10](../templates/Зразок%2010_Витяг%20з%20протоколу%20засідання%20Вченої%20ради%20КПІ_PhD__.doc) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/13%20-%20Витяг%20ВР%20КПІ.doc) | ✅ | | 14 | Зміна складу РСВР (за потреби) | [Зразок 11](../templates/Зразок%2011_Висновок%20кафедри_зміна%20складу.doc) | [Приклад](../examples/stage-2-secretary/14%20-%20Зміна%20складу%20РСВР.doc) | ⚠️ | > **P.S.** Всі документи подаються не пізніше ніж за 10 робочих днів до запланованої дати засідання Вченої ради. Електронні примірники надсилаються одним листом, де також зазначаються дані наукового керівника (ПІП, телефон, email). #### Що далі Якщо зауважень немає — відомості про РСВР передаються на Комісію ВР з атестації кадрів. Вчена рада **не пізніше двох місяців** з дня отримання заяви утворює разову раду. Після затвердження РСВР у тебе залишається орієнтовно **2 місяці до захисту**. --- ### Етап №3 — Після Вченої ради КПІ #### 3.1. Протягом тижня після виходу наказу Служба вченого секретаря готує **НАКАЗ** про утворення ради та протягом 5 робочих днів розміщує на сайті ВР: дисертацію у PDF/A, інформацію про РСВР, посилання на трансляцію захисту, скан висновку, вносить інформацію до NAQA.Svr та бази УКРІНТЕІ. **Твої дії:** 1. Підготувати **заяву голові РСВР** про прийняття дисертації до захисту. Зразок: [Заява](../templates/Зразок%2012_Заява%20голові%20разової%20СВР%20про%20прийняття%20до%20захисту.doc) | Приклад: [Заява](../examples/stage-3-after-council/1%20-%20Заява%20голові%20РСВР.doc) 2. Протягом 5 робочих днів **передати примірник дисертації до НТБ** (попередньо взяти облікову книжку в Службі вченого секретаря) та подати електронний примірник до **репозитарію ELAKPI**. 3. Після отримання **шифру ради** — заповнити **облікову картку дисертації (ОКД) в УКРІНТЕІ**: - Код ЄДРПОУ КПІ: **02070921** Національний технічний університет України "Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського" - Статус роботи: **"Запланована"** - Для членів ради зазначити: ПІП (укр. + англ.), місце роботи, науковий ступінь, вчене звання, спеціальність, ORCID - Коди тематичних рубрик НТІ — обмежитись 3–4 максимально близькими > **Warning:** Опоненти та рецензенти мають підготувати відгуки/рецензії протягом **45 календарних днів** з дня оприлюднення інформації про РСВР у системі НАЗЯВО. Поки не сплине **1 місяць** з цієї дати — неможливо внести дату захисту. #### 3.2. Через місяць після виходу наказу Не раніше 1 місяця та не пізніше 45 днів з дня оприлюднення РСВР подаєш до Служби вченого секретаря: 1. **Рецензії та відгуки** — засвідчені підписами та печатками (паперовий вигляд). Зразки: [Рецензія](../templates/Зразок%2013_РЕЦЕНЗІЯ%20рецензента.doc), [Відгук](../templates/Зразок%2014_ВІДГУК%20оф%20опонента.doc) | Приклади: дивись [Етап №3](../examples/stage-3-after-council/) 2. **Електронні копії** (PDF/A з КЕП) — надсилаються на **v_rada@kpi.ua** 3. **Службова записка** про дату, час і місце захисту за підписом голови РСВР. Зразок: [Службова](../templates/Зразок%2015_Службова%20про%20місце%20та%20час%20захисту_.doc) | Приклад: [Службова записка](../examples/stage-3-after-council/3%20-%20Службова%20записка.doc) > **Warning:** Дата захисту — не раніше ніж через 2 тижні та не пізніше ніж через 4 тижні з дня надходження останньої рецензії/відгуку. У разі відсутності кворуму — перенесення на 2–4 тижні. **Далі — ЗАХИСТ!** Рішення РСВР: [Зразок](../templates/Зразок%2016_Рішення%20разової%20СВР_нове_15_05_2024_%20_.docx) | Приклад: [Рішення](../examples/stage-4-after-defense/Рішення%20РСВР.docx) --- ## III. Період пост-захисту Через **3 тижні** після захисту виходить наказ про те, що ти здобув PhD, і з цього моменту ти більше не аспірант. > **Важливо (2025):** Якщо ти військовозобов'язаний, а війна досі триває — май на увазі, що захиститися потрібно не пізніше середини вересня. Ретельно продумай терміни та перевір ситуацію з відстрочкою (бронню) від мобілізації. --- **Успіхів тобі з захистом — порви їх там всіх!**